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Die Abrechnung

Für die Abrechnung wurde eine eigene DIN-Norm geschaffen. Sie regelt was für die Abrechnungsunternehmen auf der einen Seite und die Eigentümer, Hausverwaltungen und Mieter auf der anderen Seite wichtig ist: Art und erforderlicher Zeitraum für die Ablesung/Abrechnung bis hin zur Zwischenablesung, wenn ein Nutzer auszieht.

Einmal im Jahr erfolgt die Ablesung der Heizkostenverteiler oder Wärmezähler sowie der vorhandenen Warm- und Kaltwasserzähler. Dieser Zeitraum wird im Vorfeld abgeklärt und festgelegt und bleibt in der Regel immer gleich. Die Ablesung findet zeitnah zum Ende des Abrechnungszeitraums statt.

Es ist vorteilhaft, wenn der Nutzer bei der Ablesung anwesend ist. Ist dies aus zwingenden Gründen nicht möglich, ist es hilfreich, wenn der Schlüssel bei einem Nachbarn oder einer anderen Person des Vertrauens hinterlegt wird. Besteht trotz aller Bemühungen keine Möglichkeit einer Ablesung, so wird der Verbrauch geschätzt. Die Ablesung ist nur ein Teil der Heizkostenabrechnung.


Einige Erklärungen zu Begriffen der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung.

Grund und Verbrauchskosten für Heizung

Die Heizkostenverordnung (HKVo) sagt eindeutig: „Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindesten 50 von Hundert, höchstens 70 von Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen. Die übrigen Kosten sind nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum zu verteilen ...“

Das bedeutet, dass ein gewisser Teil der Heizkosten nach qm-Fläche abzurechnen ist. Der Grund hierfür ist folgender: Beim Betrieb einer jeden Heizungsanlage fallen Kosten an, die einfach immer da sind, egal ob viel, wenig oder gar nicht geheizt wird. Dies sind die sogenannten Bereitstellungskosten.

Wenn ein Nutzer nun z. B. die in seiner Wohnung installierten Heizkörper im abzurechnenden Zeitraum überhaupt nicht benutzt hat, zeigen die elektronischen Heizkostenverteiler in dieser Wohnung in der Regel einen entsprechenden Nullverbrauch an. Wenn aber in dieser gesamten Liegenschaft der Abrechnungsmodus „zu 100 % nach Verbrauch“ angewendet würde, müsste dieser Nutzer, da seine Erfassungsgeräte keinen Verbrauch nachweisen, keinerlei Heizkosten bezahlen. Auch an den vorgenannten Bereitstellungskosten wäre er bei einer Berechnung nach 100 % Verbrauch in keiner Weise beteiligt.

Genau dies möchte jedoch die Heizkostenverordnung. Aus diesem Grunde ist dort vermerkt, dass 50 – 70 % der Heizungs-Betriebskosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch als Verbrauchskosten, der Rest als Grundkosten nach qm-Fläche ausgewiesen werden sollen.

Grund und Verbrauchskosten für Warmwasser

Das unter „Grund und Verbrauchskosten für Heizung“ genannte gilt sinngemäß auch für die Errechnung der Warmwasserkosten.

Resümee zu den Grund- und Verbrauchskosten

Die Möglichkeit, Heizenergie und damit Geld einzusparen, ist für den einzelnen Nutzer umso größer, je höher der verbrauchsbezogene Anteil bei der Grundkostenregelung ist.

Hinweis:
Eine Veränderung des Grundkostenanteils in einer Liegenschaft ist immer dann möglich, wenn z. B. eine Modernisierung der Heizungsanlage zu einem besseren Wirkungsgrad und zu einer deutlichen Verminderung von Heizungsverlust führt.

Rechtzeitig vor dem Ende des gewählten Abrechnungszeitraums erhält der Hauseigentümer / Hausverwaltung zwei Formulare zugesandt. Diese Formulare sind von der Hausverwaltung zu kontrollieren, ergänzen und auszufüllen und an den Messdienst zurück zu senden. Ist die einmal im Jahr stattfindende Hauptablesung durchgeführt worden und die Kosten- und Nutzerformulare beim Messdienst eingegangen, so kann die Heizkosten- und Warmwasserkostenabrechnung erstellt und an den Hauseigentümer / Hausverwaltung gesandt werden.

Formular Heizkostenaufstellung

Die Muster-Heizkostenaufstellung enthält folgende Daten:

1. Objekt-Nummer
2. Abrechnungszeitraum
3. Adresse abzurechnendes Objekt
4. Name des Gebäudeeigentümers
5. Brennstoffbezüge gem. allen vorliegenden Rechnungen für den Abrechnungszeitraum einzeln aufgeführt (Datum, Liter , Bruttobetrag)

Bei Heizöl und Flüssiggas ist es wichtig, am Ende Abrechnungszeitraums die Restmenge des im Tank enthaltenen Brennstoffs zu notieren und im Formular unter Restbestand einzutragen. Der Betrag wird von der Abrechnungsfirma eingetragen, wenn nichts vorgegeben wird. Die Berechnung erfolgt nach dem first-in-first-out-Prinzip. Dies bedeutet, dass innerhalb einer Abrechnungsperiode die eingelagerten Brennstoffe in der Reihenfolge ihres Einkaufs nacheinander verfeuert werden. Dieses Verfahren wird angewendet, da nach geltender Rechtssprechung kein Mischpreis (Durchschnittspreis) für Heizöl- oder Flüssiggaslieferungen gebildet werden darf, wenn die Anlieferungen zu unterschiedlichen Zeiten mit unterschiedlichen Preisen erfolgten.

Holz aus eigenen Beständen:
Wenn Holz aus eigenen Beständen verfeuert wird, liegt i. d. R. keine Brennstoffrechnung vor. In diesem Falle kann der Preis pro Maßeinheit angesetzt werden, der ortsüblich für ofenfertig geliefertes Holz bezahlt werden müsste.

Laut Heizkostenverordnung ausdrücklich umlagefähig sind außer den Brennstoffkosten:
Kaminkehrer und Immissionsmessung
Betriebsstrom
Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
Wartungskosten
Bedienung
Wartungsverträge für Heizkostenerfassungsgeräte und Warmwasserzähler

Formular Hauskostenaufstellung

Die Betriebskosten- oder Hausnebenkostenabrechnung (Muster Hauskostenaufstellung)

Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks laufend entstehen, es sei denn, dass sie üblicherweise vom Mieter außerhalb der Miete unmittelbar getragen werden.

Voraussetzung für eine Verteilung von Hausnebenkosten:
Bei vermieteten Wohnungen gilt die mietvertragliche Vereinbarung für die Verteilung der Kosten. Nur wenn im Mietvertrag eine Kostenumlage vereinbart wurde, kann eine Betriebs- oder Hausnebenkostenabrechnung durchgeführt werden.

Empfohlene Umlageschlüssel für Kostenarten sind:

Grundsteuer	» Wohnfläche
Betriebskosten des maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs	» Personen » Eigentumsanteil » Wohnfläche » Wohnungseinheiten
Straßenreinigung und Müllabfuhr	» Personen » Wohnfläche
Kosten der Hausreinigung	» Wohnfläche
Kosten der Gartenpflege	» Wohnfläche
Kosten der Beleuchtung	» Wohnfläche
Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung	» Wohnfläche
Kosten für den Hauswart	» Wohnfläche
Kosten des Betriebs für das Kabelfernsehen	» Wohnungseinheiten Die laufenden monatlichen Kosten dürfen nur auf die Nutzeinheiten umgelegt werden, die an das Kabelfernsehen angeschlossen sind.

Die Hauskostenaufstellung ist immer auf der Rückseite der Heizkostenaufstellung abgedruckt.

Formular Nutzerliste

Die Muster-Nutzerliste enthält folgende Daten:

1. Objekt-Nummer
2. Abrechnungszeitraum
3. Adresse des abzurechnenden Objekts
4. Name des Gebäudeeigentümers
5. Laufende Nummer der Nutzeinheit
6. Name des Nutzers

Bei einem Nutzerwechsel während des Abrechnungszeitraums verfahren Sie wie bei Nutzeinheit 2 angezeigt.

Hinweis: Bei Aus- und Einzügen muss ein völlig lückenloser Zeitablauf erkennbar sein. Es dürfen also keine Tage oder Wochen vorhanden sein, die nicht einwandfrei einem der Beteiligten zuzuordnen sind.

Heizkosten-Einzelabrechnung

Die Einzelabrechnung besteht aus einem Anschreiben an den Nutzer [1], das die wichtigsten finanziellen Daten der Einzel-Abrechnung enthält. Auf den folgenden Seiten wird die Aufstellung der verbrauchten Brennstoffkosten [2] und die Verteilung der Betriebskosten [3] sowie die eigentliche Abrechnung für den Nutzer inkl. Ablesewerten abgedruckt.

• Name des Nutzers
• Abrechnungszeitraum
• Brennstoffkosten
• Umlagefähige Nebenkosten der Heizung
• Aufschlüsselung der Kostenanteile Heizung- und Warmwasser sowie Trennung nach Grund- und Verbrauchskosten
• Errechnung der individuellen Heizungs- und Warmwasserkosten
• Ablesewerte

Die komplette Heizungs- und Wasserkostenabrechnung einer Liegenschaft enthält die gesamte Anzahl von Einzelabrechnungen für jede Nutzeinheit der abzurechnenden Anlage. Die Einzelabrechnungen sollten nach einer entsprechenden Überprüfung an die betreffenden Nutzer weitergereicht werden. Hauseigentümer / Hausverwaltungen erhalten zudem eine ausführliche Gesamtabrechnung [4.1 und 4.2] mit allen wichtigen Daten zur erstellten Abrechnung.